Tenderen als omgevingsmanager

Hoe zorg je er als gegadigde voor dat je van aanbestedingsstukken komt tot een mooie aanbieding met een goed EMVI plan Omgeving? En waar je let je als opdrachtgever op bij het beoordelen van omgevingsplannen? In de nieuwste aflevering de podcast deelt Jeroen Mansveld van De Omgevingsmanager zijn ervaring over aanbestedingsprocedures.

‍

‍

Transcript aflevering:

Carlijn: Welkom bij een nieuwe aflevering van Omgevingsmanagement, de podcast. Mijn naam is Carlijn Bergshoeff en vandaag heb ik Jeroen Mansveld op bezoek. Welkom Jeroen.

Jeroen: Dankjewel, Carlijn.

Carlijn: Wil je wat meer vertellen over jezelf?

Jeroen: Nou, ik denk dat dat straks in het gesprek wel aan de orde komt, maar ja, ik ben Jeroen Mansveld, omgevingsmanager, inmiddels meer dan tien jaar in het vak en ik hoop hier wat bij te kunnen dragen.

Carlijn: Nou ja, leuk. Hé, we zouden het vandaag gaan hebben over het project Krabbepark. Wat is dat voor project?

Jeroen: Het project Krabbepark was een tender die onlangs op de markt was gezet en waar ik als omgevingsmanager voor benaderd ben om in de tenderfase mee te doen en ook een aanbieding te doen in de markt. Uiteindelijk hebben we dus de aanbieding ook gewonnen.

Carlijn: Ja, leuk, en wie is dan de opdrachtgever vanuit het Krabbepark?

Jeroen: De opdrachtgever is de gemeente Vlaardingen.

Carlijn: Oké, en is het een woningbouwontwikkeling of is het een reparatie gebied?

Jeroen: Het Krabbepark is eigenlijk een onderdeel van een park, dus het is een recreatiegebied met veel water, veel bomen en recreatiemogelijkheden, waaronder ook een evenemententerrein. Er moeten in dat park diverse aanpassingen gedaan worden, waaronder een nieuw evenemententerrein, maar ook een nieuwe inrichting, een verbetering eigenlijk van de huidige situatie.

Carlijn: Oké, en wanneer vond die tender plaats?

Jeroen: De afgelopen twee maanden.

Carlijn: Dus twee maanden geleden zat jij op een mooie maandagmorgen achter je bureau en je krijgt de vraag: Goh, Jeroen, wil je een omgevingsplan schrijven voor het Krabbepark? Waar start je dan? Hoe vloog je dat aan?

Jeroen: Nou wat ik normaal doe: Ik krijg dan de vraag en dan vraag ik eigenlijk altijd eerst alle contractstukken op. En het klopt, ik start achter m'n bureau, dus dan begin ik gewoon met het contract uit te pluizen en te kijken: Wat staat er in het contract wat voor omgevingsmanagement van belang is? Dat kan over technische zaken gaan, natuurlijk, maar ook over zaken van het voortraject die de opdrachtgever al meegeeft in het contract. En dan probeer ik aan de hand daarvan een inventarisatie te maken en een goed beeld te vormen van wat eigenlijk de vraag is en waar ik zelf nog vragen over heb. Want dat is de volgende stap in zo'n tenderfase: verduidelijking van vragen of zaken die niet SMART zijn, toch neerleggen bij je opdrachtgever, de uitvrager, om daar een beter beeld van te krijgen, zodat je ook de volgende stap in de tenderfase goed kan oppakken.

Carlijn: En kan je daar bijvoorbeeld een voorbeeld van geven?

Jeroen: Nou ja, we hebben diverse type contractvormen, maar laten we dat contract dan specifiek van het Krabbepark pakken. Dan heb je de VS0, VS1, VS2. Nou, ik hoef niet iedereen uit te leggen wat dat is, maar die ga ik dan echt uitpluizen. Ik houd dan aan de hand van een Excelbestand bij wat voor mij van belang zijnde info is en waar ik ook echt wat in die tender mee moet. En vervolgens - want dat zijn allemaal stapjes - ga je ook verder met een stakeholder analyse. Soms is daar al een deel van toegevoegd bij het contract. Die wil je dan uitbreiden. Met welke omgeving heb ik te maken? Wat is de impact van het project op je omgeving? En waar kan je eventueel meerwaarde bieden? Want dat is uiteindelijk waar je natuurlijk probeert het werk mee te pakken.

Carlijn: En naar wat voor dingen kijk je dan als je meerwaarde wil bieden?

Jeroen: Nou, probeer eerst een goed beeld te vormen van je omgeving. Zijn er veel ondernemers bijvoorbeeld die belangen hebben? Is het een bewoond gebied met veel bewoners? Zijn er belangengroepen? Natuurwaardes? Er zijn diverse aspecten. Ik ga daar niet specifiek hier op in, in detail, maar op al die aspecten ga ik kijken: Wat is de impact van het project en van de vraag en hoe kunnen we daar op aanhaken door meerwaarde te creëren - dus iets extra's te doen bijvoorbeeld - of door aan te haken op al bestaande zaken, zoals participatietrajecten die bijvoorbeeld al hebben plaatsgevonden. Ja, dat moet je niet opnieuw gaan doen. Probeer daar dan gebruik van te maken en daarop aan te haken. Dat is natuurlijk altijd maatwerk, dus ik kan niet specifiek zeggen van: Het is een een plan van aanpak. Maar de basis is, denk ik, wel gewoon het contract begrijpen. Dus wat is nu écht de vraag? Daar kun je nog extra helderheid in krijgen door de vragen die niet duidelijk zijn te stellen tijdens de inlichtingenronde en op basis daarvan eigenlijk een - ik noem het altijd een soort brainstorm - te doen. Dus eerst "out of the box" proberen te denken en niet gelijk proberen zaken af te schieten, maar pas op een iets later moment - als je een goed beeld hebt - echt naar de maatregelen gaan kijken, want soms zijn de dingen die je in het begin bedenkt aan het eind nog helemaal niet zo gek.

Carlijn: Als je het project wat beter kent.

Jeroen: Ja.

Carlijn: Hé, en je zei net van: Ik begin inderdaad achter mijn bureau. Dat impliceert bij mij dat je later achter je bureau vandaan gaat. Ga je dan ook nog het gebied in?

Jeroen: Zeker, zeker, want uiteindelijk, als je op locatie bent, krijg je een heel ander beeld van wat je vaak leest op papier en daar komen ook vaak hele goede ideeën uit of juist beperkingen. Dus nadat het contract is gelezen, heb ik een bepaald beeld en dan ga ik ook naar buiten, want dan wil ik ook zien met wat voor omgeving ik te maken heb en waar de kansen ook liggen, écht in praktijk.

Carlijn: Ja. En buiten de nota van inlichtingen kun je natuurlijk geen contact hebben met de opdracht geven om vragen te stellen, maar andere stakeholders kan je natuurlijk in principe wel benaderen.

Jeroen: Ja.

Carlijn: Heb je dat voor het Krabbepark ook gedaan?

Jeroen: Jazeker, in het gebied Krabbepark zit ook een ondernemer, Jofel aan de plas. Nou, ideale locatie om daar bijvoorbeeld bijeenkomsten te organiseren of samenwerkingen proberen te creëren. Dus daar hebben we contact mee opgenomen, zeker om te kijken wat voor we voor elkaar tijdens de uitvoering van het project kunnen betekenen. Het is wel grappig, want we hebben 3 mei de kick-off bij Jofel aan de plas.

Carlijn: Ah, leuk. En is dat dan een locatie die bijvoorbeeld ook slechter bereikbaar wordt tijdens de werkzaamheden?

Jeroen: Uhm, in algemene zin niet. Er zijn periodes dat ze slechter bereikbaar zijn, maar daar hebben wij dus ook op gescoord met maatregelen die wij hebben aangeboden door bijvoorbeeld het terras te vergroten. Ja, nu is dat natuurlijk even lastig met corona. Gelukkig gaat het nu weer langzaam richting een normale samenleving, dus ik hoop dat we tegen die tijd weer op het terras kunnen zitten. Maar bijvoorbeeld voor informatievoorziening, dat mensen die ook gebruik maken van het park, recreëren in het park, informatie op kunnen halen en bijvoorbeeld ook een gratis bak koffie kunnen krijgen.

Carlijn: Oh, leuk.

Jeroen: Dat soort zaken, daar gaan we dan nog wel nadere afspraken met elkaar over maken. Natuurlijk allemaal mooie ideeën die je in het begin hebt. Maar ja, dat moet natuurlijk uiteindelijk ook tot een goede afspraak komen. Dus daar gaan we in mei mee starten. Hartstikke leuk.

Carlijn: Ja. En je stipt nu corona aan. Heeft dat nog invloed op de manier waarop je je tenderfase inricht? Zijn er dingen anders daardoor?

Jeroen: Nou, wat ik vooral merk, en dat is dan niet zozeer de aanbieding die je dan doet, maar het proces tot de aanbieding: Normaal gesproken ga je met elkaar in een kamer zitten en een dynamisch proces ontstaat daar om te komen tot een goede aanbieding. Nu proberen we dat natuurlijk nog steeds, zeker één keer in de week, maar het is toch anders.

Carlijn: Ja, die energie is wat lastiger dan om los te krijgen in een Teams overleg.

Jeroen: Precies. Dus als je met elkaar in een Teams overleg zit, zie je die energie niet zo goed. Dus wij spraken nog wel regelmatig met elkaar af, maar dat was altijd beperkt natuurlijk. Eigenlijk zou je met het hele team, of misschien nog wel met wat adviseurs erbij, bij elkaar willen komen om het gesprek te voeren. Daar merk je aan dat dat toch wel in deze situatie anders gaat en meer energie kost om tot een goed product te komen.

Carlijn: En gezien je ervaring aan opdrachtnemers zijde, heb jij nog tips voor opdrachtgevers hoe ze hun contracten kunnen verbeteren, hoe ze dat makkelijker kunnen maken of aantrekkelijker?

Jeroen: Ja, waar ik eigenlijk het verhaal ook mee begon: Het is altijd maatwerk. Dus als je een contract leest, dan heb je altijd achteraf: Dit had wat beter gekund. Ik zie nu wel steeds meer dat vooral de risico's die in een project zitten - dat is natuurlijk al een hele tijd - in de markt gezet worden om te beheersen. Soms zijn de risico's die in de markt gezet worden dermate dat dat ook lastig is om te beheersen. Daar ben ik iets wat vaag in, maar dat kan zowel met tijd te maken hebben, maar ook met geld. En soms is één van die aspecten gewoon onvoldoende om goed de risico's te beheersen, terwijl men dat wel lijkt te beseffen voordat het contract op de markt komt. Aan beide kanten speelt dit en dat maakt het soms ook wel lastig om een goede aanbieding te doen.

Carlijn: Misschien helpt het als je een concreet voorbeeld hebt, om het wat tastbaarder te maken.

Jeroen: Nou, als er onvoldoende informatie met een contract wordt meegegeven dan is het heel lastig om ook een goede aanbieding te doen. Vaak is het: Hoe concreter de vraag, hoe beter de aanbieding en hoe goedkoper ook. Dus dan gaat het vooral over informatievoorziening. Ik denk dat het vooral belangrijk is om open te zijn, ook tijdens de inlichtingenronde, om de verwachtingen goed te managen met elkaar. Dus ik denk dat het vooral in het managen van verwachting zit.

Carlijn: Stel een startende omgevingsmanager luistert naar deze podcast, wat zou je die dan willen meegeven als het gaat om tenderen en het schrijven van omgevingsplannen?

Jeroen: Goede vraag, want er schiet mij nu ineens iets te binnen waar ik wel even wat over wil vertellen. Net hadden we het al over de verwachtingen en ik denk dat als ik een tip mag meegeven aan startende omgevingsmanagers in tenders: Probeer echt de vraag achter de vraag te herleiden en te zien: Wat wil de opdrachtgever nu echt? En probeer erop aan te haken, want laatst heb ik iets met een tender meegemaakt, en ja, achteraf vond ik het eigenlijk wel grappig ook. Maar ja, het gaf mij wel in ieder geval een goede tip om daar op een andere manier in vervolg mee om te gaan. Ik had hele goede ervaringen opgedaan met een maatregel op een ander project, de inzet van acteurs op een project om reizigersstromen te begeleiden.

Carlijn: Wacht even. Hoe zie ik dat dan voor me?

Jeroen: Dit waren dan specifiek acteurs, verkleed als conducteur, op een station om reizigers te begeleiden tijdens de wijziging van loopstromen. Op één project dus hele goede ervaringen opgedaan en toen heb ik het in een tender aangeboden op een ander project. Maar de omschrijving, dus hoe we de tekst hadden opgeschreven, dat hadden we heel laconiek en laagdrempelig opgeschreven. Daar kregen we een hele lage score op.

Carlijn: Maar wat had je opgeschreven?

Jeroen: Ja, niet precies dit, maar woorden van soortgelijke strekking: Grappig verklede acteurs die reizigers begeleiden in hun nieuwe loopstroom. Maar toen kregen we daar een negatieve score op en ik vroeg me af: Hoe kan dat nou? Bij de nadere toelichting zat ik nog even terug te lezen van: Wat hebben we nou eigenlijk opgeschreven? En ik kan me voorstellen dat als je als conducteur mee beoordeelt en je leest dat stukje tekst, dat dat misschien - naja, denigrerend wil ik niet zeggen - maar ja, niet heel professioneel overkomt. Het was niet bedoeld om het heel denigrerend neer te zetten of als grapje toe te passen. Het is echt een serieuze maatregel, wat ook écht effect oplevert. Dat hadden we wellicht iets concreter kunnen beschrijven en minder in de laconiek grappige vorm.

Carlijn: Ja, want kijk, jij en ik hebben natuurlijk ook alle twee aan de andere zijde gezeten en omgevingsplannen beoordeeld. Maar als ik een omgevingsplan zou moeten beoordelen, dan kijk ik waarschijnlijk weer naar hele andere dingen dan jij, dus dat geldt ook voor de ontvanger.

Jeroen: Precies, dus het is ook altijd heel goed te beseffen: Wie beoordeelt het plan? En hoe kan het gelezen worden? Dus als ik dat als tip mee mag geven dan zou dat er één zijn. Die hangt bij mij in ieder geval

Carlijn: En als beoordeler, waar let jij altijd op?

Jeroen: Nou, dat is echt wel wat er wordt aangeboden, want we kijken natuurlijk sowieso: Wat moet er vanuit de eisen? En wat wordt er méér dan dat aangeboden? En ik kijk echt wel dan wat "meer" is. Wat levert het concreet op? Ja, want iedereen heeft mooie ideeën en je kan heel veel mooie ideeën opschrijven, maar wat levert het nou écht concreet op en is het niet iets moois alleen maar voor de bühne, maar kunnen we er ook echt iets mee?

Carlijn: Ja. Ik heb ook plannen gezien waarbij dan in het omgevingsplan dingen werden opgeschreven die eigenlijk gewoon een contracteis waren. En dan vind ik het niet echt meerwaarde.

Jeroen: Dat is geen meerwaarde.

Carlijn: Nee, nee. Ja, letterlijk, niets.

Jeroen: Nee, bij het Krabbepark bijvoorbeeld, daar hebben we gewoon echt gezegd: We gaan drie parcours uitzetten - en die bieden we ook aan aan de omgeving - waaruit ze een keuze kunnen maken om tijdelijk bijvoorbeeld een hindernis baan toe te passen. Dat is helemaal buiten wat gevraagd is, helemaal "out of the box" gedacht. Hoe kunnen we de omgeving ook op een andere manier betrekken binnen het project?

Carlijn: En is dat dan om te zorgen dat ze toch nog een vorm van recreatie hebben?

Jeroen: Ja, dat je gewoon gebruik kan blijven maken van het park, want uiteindelijk, zeker omdat we in een periode zitten van einde zomer - er is ook een evenemententerrein wat eraan gekoppeld is - wil je toch dat men zoveel mogelijk ook gebruik kan maken van het park. Dus we hebben daar naar gekeken en ook naar een tijdelijke speelplek bijvoorbeeld. Maar ook rondleidingen. Dus omgeving echt op een positieve manier betrekken, zodat het project onder een positieve manier onder de aandacht komt.

Carlijn: Ja, leuk. We komen eigenlijk alweer bijna aan het einde van deze podcast. Ik ben hem ooit gestart omdat ik collega omgevingsmanagers wil inspireren. Wat zou jouw tip zijn voor onze vakgenoten?

Jeroen: Vooral in deze tijd, klinkt een beetje cliché, maar het is echt zo: Blijf in contact met elkaar, leer van elkaar, doe ervaring op zoals wij nu doen. Hartstikke leuk dat je me ervoor uitgenodigd hebt, dank je wel, en ik hoop echt dat dit een mooi vervolg krijgt, dat je hele leuke mensen hier krijgt die ons, en ook mij, tips mee kunnen geven hoe ik nog kan verbeteren. Vooral in contact blijven met elkaar en deel ervaringen.

Carlijn: Ja, mooie tip, mooie afsluiter. Dank je wel, Jeroen, voor je tijd.

Jeroen: Graag gedaan.

Carlijn: Bedankt voor het luisteren!

‍